PLAY TECHNOLOGIES S.A.S- POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
“PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.”.
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos
Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. (en adelante, “LA COMPAÑÍA”),
considerada como responsable y en ocasiones encargado del tratamiento de Datos Personales, dando cumplimiento a lo
dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
La presente política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio
de las actividades comerciales, laborales y demás relativas a su objeto social; de esta manera LA COMPAÑÍA manifiesta que
garantiza los derechos de la privacidad, intimidad y el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales; y en
consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad,
transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que, en desarrollo de diferentes actividades contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean
permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a LA COMPAÑIA cualquier tipo de información o dato personal tendrá en
cualquier momento la potestad de solicitar se le notifique que información está bajo tratamiento, así como podrá, actualizar,
rectificar o solicitar su supresión si es del caso.
I. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
Nombre de la Entidad:
PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. - PLAYTECH
Descripción de la
Entidad:
Play Techonologies S.A.S es una compañía especializada en el
desarrollo e integración de soluciones informativas basadas en
plataformas móviles y web.
Domicilio y Dirección:
Carrera 83C #17-52
Correo Electrónico:
pqrs@playtechla.com
Teléfono:
3148548127 o 4854805 ext 1019
II. Definiciones.
§ Autorización:
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
§ Aviso de Privacidad:
Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos
Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que
le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
§ Base de Datos:
Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
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§ Causahabiente (Heredero):
Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta.
§ Clientes:
Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales LA COMPAÑÍA tiene una relación comercial. Al igual
también se considerará cliente aquel titular de la información que en razón de un acuerdo con el tercero responsable
de datos, haya accedido a el tratamiento de su información personal en favor de Playtech.
§ Dato Personal:
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección,
correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros,
etc.
§ Dato público:
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio
y su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos,
entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales
debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
§ Dato sensible:
Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos
a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas
digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
§ Encargado del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos
Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como
Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
§ Responsable del Tratamiento:
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos
y/o el Tratamiento de los datos.
§ Reclamo:
Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus
datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
§ Términos y Condiciones:
Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
§ Titular:
Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, entiéndanse clientes o usuarios, empleados,
proveedores y demás individuos relacionados con LA COMPAÑÍA.
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§ Transferencia:
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del
Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
§ Transmisión:
Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la
República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
Responsable.
§ Tratamiento:
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión.
III. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑIA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los
cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos
personales:
▪ Legalidad:
El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581
de 2012 y sus decretos reglamentarios).
▪ Finalidad:
Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado
al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad
de la información suministrada.
▪ Libertad:
La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del
Titular.
▪ Veracidad o Calidad:
La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible.
▪ Transparencia:
En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin
restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
▪ Acceso y circulación restringida:
El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las
personas previstas en la Ley.
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▪ Seguridad:
Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean
necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
▪ Confidencialidad:
Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑÍA están obligados a guardar reserva sobre la información
personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.
IV. Datos que se obtienen
PLAY TECHNOLOGIES S.A.S puede recolectar información y datos personales de sus clientes o usuarios, empleados,
proveedores y demás individuos relacionados con ella (Los Titulares), lo cual, puede variar en razón de requerimientos de
autoridades, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros; para tales efectos, LA
COMPAÑÍA puede recolectar información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en
servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros, en archivo físicos y demás
mecanismos que permitan almacenar la información.
Entre otros, la compañía podrá recolectar datos como los que se enumeran a continuación de manera enunciativa:
a. Nombre y apellido.
b. Fecha de nacimiento.
c. Género.
d. Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
e. Profesión u oficio.
f. Tipo y número de identificación.
g. Estado civil y/o parentesco en relación con personas menores de edad o discapacitados.
h. Fax (personal y/o laboral).
i. Compañía en la que labora y cargo.
j. Nacionalidad y país de residencia.
k. Teléfonos fijos y celulares de contacto (personales y/o laborales).
l. Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento).
m. Información del domicilio.
n. Información crediticia, historial financiero, calificación financiera, y proyección financiera y económica del Titular.
o. Se obtendrá información relativo al estado de salud del Titular.
p. IP del cliente, a través de cookies. Información y datos personales recolectados a través de encuestas, focus groups
u otros métodos de investigación de mercado.
q. Información requerida por funcionarios o representantes de LA COMPAÑIA, tales como los representantes de las
áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente, con la finalidad de atender solicitudes o reclamos.
r. Datos biométricos, incluyendo imágenes, fotografías, videos, voces y/o sonidos, huellas digitales, que identifiquen o
hagan identificables los titulares
s. Y demás datos que se requieran para el cumplimiento de las actividades comerciales de LA COMPAÑÍA.
V. Derechos de los Titulares de los Datos Personales
Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de PLAY TECHNOLOGIES, tienen los
siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
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a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la COMPAÑIA en su condición de responsable
del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la COMPAÑÍA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio
válido, salvo en los casos que no es necesaria la autorización.
c. Ser informado por LA COMPAÑIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones
a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo
trámite de consulta o requerimiento ante LA COMPAÑIA.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales. Aun con lo anterior, el titular de los derechos conoce, entiende y
acepta que su información podrá ser almacenada de manera permanente por un periodo inferior a 20 años para fines
de calificación e histórico financiero o económico.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes
calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
• Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:
▪ Por el Titular;
▪ Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad;
▪ Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento;
▪ Por estipulación a favor de otro o para otro.
VI. Bases de datos que maneja PLAY TECHNOLOGIES S.A.S.
PLAY TECHNOLOGIES maneja bases de datos de sus clientes de manera general, por consiguiente, las bases de datos que
indirectamente manejan son las siguientes:
• Proveedores: Información de las personas a las que la compañía ha contratado sus servicios en la venta de bienes
o servicios.
• Documentos: Referente a los documentos necesarios para la gestión de trámites administrativos internos o externos.
• Contabilidad: respecto al cumplimiento del deber de legal con estándares impartidos en la legislación y Decretos
pertinentes a la actividad contable.
• Clientes: datos de contacto directo con los clientes.
• Selección personal: Información relativa al personal entrante y existente para selección y promoción.
• Video-grabación: Información relativa a la vigilancia por medio de cámaras de seguridad en proyectos inmobiliarios.
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VII. Datos Personales Con Tratamiento Diferenciado.
• Tratamiento de Datos Personales de Naturaleza Sensible.
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización
expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA COMPAÑIA informará al Titular que
por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento e indicarle cuáles de los datos que serán objeto de
Tratamiento son sensibles y la finalidad de su uso.
Adicionalmente, LA COMPAÑIA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad
correspondientes a su naturaleza. Para este fin, LA COMPAÑIA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas
de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados
comerciales.
VIII. Vigencia del tratamiento de la información y datos personales.
La información suministrada por El Titular podrá permanecer almacenada hasta por el término de veinte (20) años contados a
partir de la fecha del último tratamiento, a fin de permitir el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su
cargo, o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos
administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
IX. Deberes de PLAY TECHNOLOGIES como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
PLAY TECHNOLOGIES tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y
solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, LA COMPAÑIA hará uso de los Datos Personales
recolectados únicamente para las finalidades respecto de las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo
caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.
PLAY TECHNOLOGIES atenderá en lo general a los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en
el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan y en lo particular a los
siguientes:
a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
c. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la
autorización otorgada.
d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
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f. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del
titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga
actualizada.
g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
k. Informar a solicitud del titular sobre el uso de los datos personales que la compañía le dará.
l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan
riesgos en la administración de la información de los titulares.
m. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en
particular.
n. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581
de 2012.
o. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se
entra autorizado el tratamiento de sus datos.
p. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
q. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
r. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por
la Superintendencia de Industria y Comercio
s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
t. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente
y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
X. Deberes de PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. como Encargado del tratamiento de datos personales.
Deberes de los Encargados del Tratamiento. Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
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b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,
consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles,
contados a partir de su recibo.
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente
ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad
competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado
por la Superintendencia de Industria y Comercio.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Parágrafo. En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento
en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.
XI. Áreas responsables del manejo de las bases de datos.
Las bases de datos propias de la compañía como lo son de CLIENTES, PROVEEDORES es administrada por el área comercial,
eventualmente se otorgará acceso a las demás áreas de la compañía para ejercer sus facultades operativas.
La base de datos de PERSONAL, será administrada por el área administrativa, que en ocasiones se podrá otorgar acceso a
otras áreas de la compañía cuando sean requeridas.
La base de datos de CONTABILIDAD será administrada por el área contable, que podrán ser otra área de la compañía
autorizada cuando se requiera para el cumplimiento de sus funciones.
La base de datos de VIDEO-GRABACIÓN será administrada por el área Soporte e infraestructura excepcionalmente se puede
otorgar autorización a otras áreas de la compañía para ciertos fines pertinentes a la ejecución de sus labores.
Las bases de datos de los CLIENTES serán administradas por el área de desarrollo y todas las demás áreas que se deben de
involucrar con el fin de poder satisfacer las necesidades propias de la prestación del servicio requerida.
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XII. Área Responsable de la Implementación y Observancia de esta Política.
El área Comercial tiene a su cargo la labor de desarrollar, implementar capacitar y velar por el cumplimiento de esta Política.
Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA
COMPAÑIA, están obligados a reportar estas Bases de Datos a dicha área y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de
todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.
El área Comercial también ha sido designada por LA COMPAÑÍA como área responsable de la atención de peticiones,
consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar
y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Carrera 83C # 17-52 de la ciudad
Santiago de Cali, Colombia, y puede ser contactada a través del correo electrónico pqrs@playtechla.com o a los números de
teléfonos 3148548127 o 4854805 ext 1019.
XIII. Autorización.
PLAY TECHNOLOGIES S.A.S solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre
los que requiera realizar el Tratamiento; Esta manifestación de voluntad del Titular puede otorgarse a través de diferentes
mecanismos puestos a disposición por LA COMPAÑIA, tales como:
a. Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA
COMPAÑIA.
b. De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia, debidamente registrada.
c. Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa
a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes
para el Tratamiento de sus Datos Personales.
En ningún caso LA COMPAÑIA asimilará el silencio del Titular como la emisión de la autorización ni como una conducta
inequívoca.
• Casos en que no es necesaria la autorización.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
• Medios para otorgar la autorización.
PLAY TECHNOLOGIES obtendrá mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos,
internet, sitios web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas
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inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada
para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por LA COMPAÑIA de manera previa al tratamiento de los datos personales.
• Prueba de la autorización.
PLAY TECHNOLOGIES conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su
tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones
necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, LA COMPAÑÍA podrá
establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal
fin.
• Revocatoria de la autorización.
Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA para el
tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuanto no lo impida una disposición legal
o contractual. LA COMPAÑÍA establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o
solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que se otorgó la autorización.
Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera
total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto LA COMPAÑIA deberá cesar cualquier actividad de tratamiento
de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los
que cesarán las actividades de tratamiento, como por ejemplo para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, LA
COMPAÑIA podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera
revocado su consentimiento.
XIV. Veracidad de la información.
Los Titulares deberán suministrar información veraz sobre su información y datos personales para hacer posible la prestación
de los servicios contratados, así como para los demás servicios que ellos requieran y bajo cuyas condiciones aceptan entregar
la información requerida.
LA COMPAÑÍA presume la veracidad de la información suministrada y no realizará verificación alguna, ni asume la obligación
de verificar la identidad de los Titulares, ni la veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos que cada uno de ellos
proporcione. Por ende, LA COMPAÑÍA no asume responsabilidad por datos y/o perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran
tener origen en la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información y datos personales, incluyendo daños
y perjuicios que puedan deberse a la homonimia o a la suplantación de la identidad.
XV. Disposiciones para el Tratamiento de Datos Personales.
§ Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.
El tratamiento de los datos personales de cualquier persona con la cual LA COMPAÑIA tuviere establecida o estableciera una
relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y serán todos los necesarios para el
cumplimiento de la misión institucional.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
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a. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en
concursos, rifas y sorteos) realizados por LA COMPAÑÍA.
b. Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para
usos internos.
c. Controlar el acceso a las oficinas de LA COMPAÑIA y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento
de zonas video-vigiladas.
d. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control
y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos
Personales.
e. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes
tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos,
accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes
mencionadas.
f. Transferir la información recolectada a distintas áreas de LA COMPAÑIA y a sus compañías vinculadas en Colombia
y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros
administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
g. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
h. Registrar sus datos personales en los sistemas de información de LA COMPAÑIA y en sus bases de datos comerciales
y operativos.
i. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia de carácter especial para instituciones de la naturaleza de LA
COMPAÑÍA, entidades acreditadoras o las autoridades locales.
j. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y
comerciales.
k. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras,
aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
l. Cumplir todos sus compromisos contractuales.
m. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el
objeto social de LA COMPAÑÍA.
• Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:
a. Para cumplir las obligaciones contraídas por LA COMPAÑIA con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir
nuestros productos.
b. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por LA COMPAÑIA;
c. Enviar información sobre ofertas relacionadas con productos que ofrece LA COMPAÑIA;
d. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante,
la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
e. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte
a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
f. Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por LA
COMPAÑÍA.
g. Permitir que compañías vinculadas a LA COMPAÑIA, con las cuales ha celebrado contratos que incluyen
disposiciones para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales tratados, contacten al
Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.
h. Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LA COMPAÑIA, incluyendo descargas de contenidos y
formatos.
i. Para calificar la salud financiera de los titulares y entregar reportes a terceras personas que así lo soliciten o requieran.
j. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el
objeto social de LA COMPAÑÍA.
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• Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
a. Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal,
incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la
realización de estudios de seguridad.
b. Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de LA COMPAÑIA, tales como nómina,
afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio
de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
c. Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás
prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
d. Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
e. Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo
del mismo.
f. Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del
empleador y dar soporte para su utilización.
g. Planificar actividades empresariales.
h. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el
objeto social de LA COMPAÑÍA.
• Respecto a los Datos de Proveedores:
a. Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por LA COMPAÑÍA.
b. Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.
c. Para hacer el registro en los sistemas de LA COMPAÑÍA.
d. Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
e. Cualquier actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto
social de LA COMPAÑÍA.
• Respecto a los datos personales de nuestros accionistas:
a. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA COMPAÑÍA.
b. Para el pago de dividendos.
c. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades
anteriormente mencionadas.
d. Cualquier actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto
social de LA COMPAÑÍA.
XVI. Aviso de Privacidad.
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para
informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información
relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de LA COMPAÑIA y que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
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a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la
información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder
o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
f. Cualquier información adicional que se requiera para el cumplimiento de las actividades comerciales para desarrollar el
objeto social.
XVII. Procedimiento para Atención y Respuesta a Peticiones, Consultas, Quejas y Reclamos de los Titulares de
Datos Personales.
Los Titulares de Datos Personales tratados por LA COMPAÑIA tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los
detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación
cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al
Tratamiento de los mismos para fines específicos.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, LA COMPAÑÍA podrá a disposición de éste, previa acreditación
de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y
detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el
acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de
conocerlos y actualizarlos en línea.
Las vías se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud
respectiva son:
§ Comunicación física dirigida a PLAY TECHNOLOGIES S.A.S. área Comercial. Dirección Carrera 83C # 17-52,
Santiago de Cali, Colombia.
§ Solicitud electrónica presentada al correo electrónico: pqrs@playtechla.com
La emisión de respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos se enviará mediante correo electrónico, sin perjuicio de
aquellas que deben ser enviadas por correo certificado.
Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre,
con el objeto de ejercer los siguientes derechos:
• Procedimiento para la realización de peticiones y consultas.
El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando:
§ La información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.
§ El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación
a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la
misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
§ La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y dirección de contacto del Titular o cualquier otro
medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.
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§ Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, LA COMPAÑIA requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida,
se entenderá que ha desistido de su consulta.
§ Las peticiones y/o consultas serán atendida por LA COMPAÑIA en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de
dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en
que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término, salvo que se tratase de un hecho de fuerza mayor insuperable, caso en el cual se le
indicará tal condición al Titular solicitante y el termino de atención al requerimiento.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales LA COMPAÑIA garantiza:
§ Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
§ Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de
privacidad.
§ Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• Petición de supresión de datos.
El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LA COMPAÑIA su supresión (eliminación) en cualquiera de los
siguientes eventos:
a. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la
normatividad vigente.
b. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
c. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los
registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA COMPAÑIA. Sin embargo, este derecho del titular no es
absoluto y en consecuencia LA COMPAÑIA podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la
investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en
función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Procedimiento para la realización de quejas y reclamos.
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren
que la información tratada por LA COMPAÑIA deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser
revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una
solicitud ante LA COMPAÑIA, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
a. El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación
a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la
misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
b. La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios
habilitados por LA COMPAÑIA indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:
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§ El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
§ Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la
respectiva autorización.
§ La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno
de los derechos y la solicitud concreta.
c. Si la solicitud se presenta incompleta, LA COMPAÑIA deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento,
sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
d. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al colaborador designado
que pertenece al área Comercial de LA COMPAÑIA., en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la
situación al interesado.
e. Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo
del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea
decidida.
f. El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la
fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los
motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XVIII. Información Obtenida en Forma Pasiva.
Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA COMPAÑÍA, está podrá recopilar información en
forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta
información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de
dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se
recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la
persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el
usuario de los sitios web de LA COMPAÑÍA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo
con las opciones de su navegador de internet.
XIX. Seguridad de los Datos Personales.
PLAY TECHNOLOGIES, en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales,
proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registrados
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA
COMPAÑÍA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA COMPAÑIA no garantiza la seguridad total de su
información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de
terceros a la Base de Datos o archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA
COMPAÑÍA y sus Encargados. LA COMPAÑÍA exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento
de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los
cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
XX. Transferencia, Transmisión y Revelación de Datos Personales.
PLAY TECHNOLOGIES podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales
realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales.
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Igualmente, LA COMPAÑIA podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a LA COMPAÑIA cuando:
a. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA COMPAÑIA;
b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, cuando LA COMPAÑIA desee enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia, establecerá cláusulas contractuales o celebrará un contrato de transmisión de datos
personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:
a. Los alcances y finalidades del tratamiento.
b. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA COMPAÑIA.
c. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA COMPAÑIA.
d. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los
principios establecidos en la Ley colombiana y la presente política.
e. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos personales y las bases de datos, así como de
guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos transmitidos.
f. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA COMPAÑIA como por
el Encargado de los datos en su lugar de destino.
• Utilización y transferencia internacional de datos personales información personal por parte de la compañía.
Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, LA COMPAÑÍA tomará las medidas necesarias para
que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que
reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con LA COMPAÑÍA y solamente mientras ésta
dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales
se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe LA COMPAÑÍA, no requerirían ser informadas al titular ni
contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del
Decreto 1377 de 2013.
LA COMPAÑÍA, también podrá intercambiar la información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo
(incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil,
administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y contadores, auditores,
abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:
a. Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia;
b. Para cumplir con procesos jurídicos;
c. Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las
autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia;
d. Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones;
e. Para proteger nuestras operaciones;
f. Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y
g. Para obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
LA COMPAÑIA no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna
de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.
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XXI. Legislación Aplicable.
Esta Política de Protección de Datos Personales, el Aviso de Privacidad, y el anexo de formato de Autorización que hace parte
de esta política, se rigen por los dispuestos en la legislación vigente sobre protección de datos personales a los que se refieren
el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el
Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.
XXII. Modificaciones a las políticas de privacidad.
PLAY TECHNOLOGIES se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta
Política de tratamiento de datos personales, para la atención de novedades legislativas, políticas internas de privacidad o
nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.
Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de anuncios visibles en sus establecimientos o centro de atención
a clientes, en los sitios web de LA COMPAÑÍA o a través del último correo electrónico proporcionado.
XXIII. Vigencia.
Esta Política de Protección de Datos Personales entrara a regir a partir del 1 de junio de 2019.
___________________
DIEGO TORRES VIDAL
REPRESENTANTE LEGAL
